Kancelarie prawne stoją obecnie w obliczu wielu wyzwań związanych z cyfryzacją. Mowa tutaj zwłaszcza o bezpieczeństwie udostępnianych i przetwarzanych danych. Dlatego też ochrona informacji klientów, poufność dokumentów i zgodność z przepisami jest dla wielu firm prawniczych priorytetem podczas realizacji procesów transakcyjnych. Pomocne w zarządzaniu takimi danymi może być narzędzie typu Virtual Data Room.
VDR gwarantem bezpieczeństwa
VDR to narzędzie, które umożliwia przechowywanie i wymianę poufnych informacji dotyczących transakcji biznesowych, zwłaszcza w kontekście fuzji, przejęć czy procesów prawnych. Z VDR korzysta się poprzez przeglądarkę internetową i to na dowolnym urządzeniu – w tym na urządzeniach mobilnych. Umożliwia to prawnikom elastyczne zarządzanie dokumentami bez względu na miejsce, w którym się aktualnie znajdują.
Wpływ na poziom bezpieczeństwa mają też zaawansowane funkcje, dla przykładu możliwość zaczerniania (białkowania) tekstu, dwustopniowa autentykacja, blokada edycji, kopiowania, zapisu, czy ograniczenie puli adresów IP . Dedykowany system VDR powinien spełniać rygorystyczne normy Unii Europejskiej dot. instytucji finansowych, MIFID, MAR, czy też dostosowując się do regulacji DORA. Nowoczesny system VDR oferuje innowacyjne funkcje, zaawansowane zabezpieczenia i pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.
Firmy prawnicze często stoją przed wyzwaniem przekazywania dużych plików i dokumentów, które nie zawsze można bezpiecznie przesłać za pomocą tradycyjnej poczty elektronicznej. Dlatego ważne jest, aby te dokumenty były odpowiednio skompletowane i przechowywane w bezpieczny sposób. Kancelarie prawnicze muszą także dokładnie udokumentować cały proces komunikacji z klientem, w tym wszelkie umowy. Virtual Data Room to wygodne rozwiązanie, które istotnie podnosi poziom bezpieczeństwa zarówno firmy, jak i klienta.
Zalety Fordata Virtual Data Room w skrócie:
- brak konieczności instalacji oprogramowania dzięki modelowi SaaS (Software as a Service),
- intuicyjna i szybka obsługa systemu,
- profesjonalne wsparcie ze strony Działu Obsługi Klienta,
- polski interfejs użytkownika,
- zgodność z polskim prawem, przepisami RODO i wymogami sektora bankowego,
- elastyczność w korzystaniu z platformy.
Dodatkowe informacje na ten temat znajdują się na stronie internetowej: https://fordata.pl/co-to-jest-virtual-data-room-wszystko-co-powinienes-wiedziec/
Szyfrowanie i bezpieczne przesyłanie danych
Szyfrowanie danych to kluczowy element bezpieczeństwa. Wszelkie przechowywane i przesyłane informacje powinny być zaszyfrowane, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Dzięki zastosowaniu protokołów szyfrowania nawet w przypadku przechwycenia danych, są one nieczytelne dla osób nieuprawnionych. To kolejna z zalet wykorzystania wirtualnych pokoi danych.
Pracownicy kancelarii są pierwszymi strażnikami danych. Konieczne jest przeprowadzanie regularnych szkoleń dotyczących zasad bezpieczeństwa danych, zwracając szczególną uwagę na obszary, takie jak identyfikacja zagrożeń, zarządzanie hasłami, unikanie phishingu oraz procedury postępowania w przypadku naruszenia danych.
